Zarządzanie dokumentami w firmie to wieloskładnikowy proces przetwarzania dokumentów. Obejmuje on tworzenie, przesyłanie, przechowywanie i zarządzanie dokumentami – umowami, fakturami, raportami, listami. Wdrożenie Bitrix24 pomaga zoptymalizować te procesy.

Wdrażając inteligentny CRM nie tylko eliminujesz rutynę, ale poprawiasz efektywność i bezpieczeństwo procesów biznesowych.

Jakie trudności napotykają firmy?

Jeśli obieg dokumentów jest źle zorganizowany i prowadzony bez CRM, najczęściej pojawiają się następujące problemy:

• Rozproszenie. Pliki są słabo usystematyzowane, przechowywane w różnych miejscach (folderach rzeczywistych lub elektronicznych), co utrudnia dostęp i kontrolę nad nimi.
• Brak ujednoliconego systemu zarządzania dokumentami, aż do niespójności formatów, standardów i procedur technologicznych przy udostępnianiu dokumentów. Nawet jeśli pracownicy wydają się być zorganizowani, w grę wchodzi czynnik ludzki. Pracownik ma określony system pracy z dokumentami, ale trafia do szpitala, pojawiają się inne okoliczności siły wyższej, nie ma przekazywania spraw jako takich, a zespół nie rozumie, jak dalej pracować z informacjami.
• Trudności związane z procedurami przetwarzania informacji. Brak jasności co do tego, na jakim etapie znajduje się praca.
• Niewystarczająca ochrona informacji, równy dostęp do dokumentów dla szerokiego grona odbiorców, możliwość nieautoryzowanego dostępu do dokumentów i wycieku poufnych informacji.

Co więcej, jeśli firma się rozrasta, to źle zorganizowany obrót utrudnia skalowanie. W końcu obrót dokumentami staje się tak duży, jak to tylko możliwe.

Co pojawia się wraz z CRM?

Wdrożenie CRM, prawidłowe ustawienie w nim procesów biznesowych otwiera zupełnie inne możliwości:

• Wymiana dokumentów elektronicznych między różnymi uczestnikami procesów biznesowych staje się uporządkowana, dobrze zorganizowana, przejrzysta.
• Pracownicy mają do dyspozycji archiwum, w którym foldery i pliki są uporządkowane i utrwalone. Jednocześnie organizowany jest system dostępów. Są osoby, które mają dostęp do całego archiwum. Są tacy pracownicy, którzy mają dostęp do określonej jego części. Najważniejsze jest zdefiniowanie uprawnień i przypisanie praw w zrównoważony sposób. W rzeczywistości jest to tworzenie stref odpowiedzialności w CRM.
• Tworzone są warunki do organizowania łańcuchów zatwierdzeń. Jak upraszcza to proces, gdy pracownicy wystawiają faktury, ubiegają się o urlopy itp.

Ogromnym plusem jest brak barier w ustawianiu powiadomień dla wszystkich lub konkretnych użytkowników o nowych dokumentach i zdarzeniach w ramach workflow. To dyscyplinuje i motywuje.